Farbiges Scannen war unabdingbar

Für die Beauftragung eines geeigneten Dienstleisters wurde eine Ausschreibung gestartet. Die darin enthaltene Aufgabenstellung lautete, innerhalb von zwölf Monaten 70.000 Akten mit gemischten Inhalten farbig zu scannen und in jeweils einer PDF/A-Datei volltextfähig zur Verfügung zu stellen. „Das Thema ‚Farbe‘ war für uns aus mehreren Gründen sehr wichtig,“ sagt Sandra Hasselbach, Juristin in der Grundsteuerabteilung, Change Coach und Prozessbegleiterin hybrid bei der Deutschen Bahn AG, und erläutert. „Die Grundstücke gehören mehreren Tochterunternehmen unseres Unternehmens, die in den Unterlagen unterschiedlich farbig abgebildet sind. Hinzukommt, dass bei Plänen farbige Linien sowie Flächen vorhanden sind und Dokumente zum Teil Textmarkereinträge enthalten. Diese Informationen mussten bei den digitalen PDFs erhalten bleiben.“ Ein weiteres Argument, das für farbiges Scannen sprach, war, dass die Pläne teilweise sehr alt und damit vergilbt waren. Sie wurden zur Aufbewahrung gefaltet, was im Laufe der Zeit zu dunkleren Rändern an den Faltkanten führte. Das Schwarz-Weiß-Scannen hätte dazu geführt, dass wichtige Informationen verloren gegangen wären. An der Ausschreibung beteiligten sich drei Scandienstleister, wozu auch die Cocq Datendienst GmbH mit Sitz in Hamburg gehörte. Das Unternehmen bildet mit seinen 70 Mitarbeitern das komplette Spektrum der Digitalisierung rund um die Themen Scandienstleistung, Dokumentenmanagement und Datenextraktion ab. Zunächst erläuterte die Deutsche Bahn den Bewerbern im Rahmen eines Roundtables die Aufgabenstellung und diskutierte mit ihnen mögliche Umsetzungsszenarien. „Dabei brachten sich die Vertreter von Cocq mit inhaltlich guten Vorschlägen und Ideen ein, die wir selbst zu dem Zeitpunkt noch nicht in Betracht gezogen hatten“, sagt Sandra Hasselbach. Anschließend wurden die Anbieter aufgefordert, Probescans abzugeben. Auch hier überzeugte Cocq, indem es die qualitativ besten Ergebnisse ablieferte. „Hinzu kamen kaufmännische Gründe, so dass wir uns entschlossen haben, Cocq mit der Digitalisierung unserer Grundstücksakten zu beauftragen“, erläutert die Juristin.