Elektronische Signaturen

Unterschreiben Sie Dokumente mit einer elektronischen Signatur und stellen Sie die Echtheit wichtiger Business-Dokumente sicher. DocuWare Signature Service: Im digitalen Büro gehören elektronische Signaturen inzwischen zum täglichen Geschäft. Elektronische Signaturen reduzieren die Papiermenge und vereinfachen den sicheren Dokumenten-Workflow in Ihrem Unternehmen. Der DocuWare Signature Service sorgt dafür, dass Ihre Dokumente über einen anerkannten, geprüften Trust Service Provider signiert werden. Der DocuWare Signature Service bietet Ihnen maximale Geschwindigkeit und Flexibilität bei Einsatz von elektronischen Signaturen: 1. Binden Sie externe Signatur-Anbieter wie Validated ID oder DocuSign nahtlos in einen DocuWare-Workflow ein. Die Dokumente werden automatisch an den Dienstleister übermittelt und ebenso automatisch erhalten die Mitarbeiter eine Nachricht, wenn ein Dokument zur Unterschrift vorliegt. 2. Sammeln Sie die Unterschriften zu einem Dokument von allen relevanten Mitarbeitern zeitnah ein. 3. Fortgeschritten oder qualifiziert? Wählen Sie den Sicherheitslevel für die Signatur entsprechend Ihren Anforderungen. 4. Legen Sie die Zertifikate für eine Signatur beim externen Dienstleister zentral ab, so dass diese jederzeit abgerufen werden können. 5. Speichern Sie das Dokument zusammen mit der Signatur revisionssicher im Archiv. Know-how: Signaturverfahren und Sicherheitslevel! Um Dokumente in einem DocuWare-Workflow zu signieren, arbeitet DocuWare mit Signatur-Dienstleistern wie Validated ID oder DocuSign zusammen. Die Signaturverfahren mit VIDsigner bieten folgende Möglichkeiten: Remote: Wenn ein Dokument zum Unterzeichnen an Validated ID geschickt wird, erhält die jeweilige Mitarbeiterin eine Nachricht und gibt die Unterschrift zum Beispiel vom Smartphone aus per SMS-Code frei. Biometrisch: Ein Kunde unterschreibt auf einem Tablet. Biometrische Daten wie Schreibdruck und -geschwindigkeit werden erfasst und mit der Signatur in das Dokument eingebettet (Liste von unterstützten Geräten). Zentralisiert: Der Benutzer hinterlegt einmal bei Validated ID ein Zertifikat, das seine Identität bestätigt. So kann sich der Benutzer von überall und jederzeit bei Validated ID authentifizieren und Dokumente unterzeichnen. DocuSign sendet zum Signieren eine E-Mail mit einem Link zum Dokument. Der E-Mail-Empfänger hat verschiedene Möglichkeiten, sich bei DocuSign zu authentifizieren, um das Dokument zu signieren, zum Beispiel per Zugangscode (wie mit einem Passwort), per SMS oder Telefon oder über spezielle Wissensabfragen. Optional können Sie zusätzlich zu einer vollständigen Signatur auf der Signaturseite eines Dokuments auch Initialen auf verschiedenen Seiten einfügen. Wenn mehrere Unterzeichner beteiligt sind, kann der Workflow automatisiert werden. DocuSign erfüllt die internationalen Sicherheits- und Konformitäts-standards wie ISO 27001, GDPR, SSAE 18 (SOC 1 und 2) und mehr. Auf jedem Level Einfach, fortgeschritten oder qualifiziert – jede Signatur-Sicherheitsstufe lässt sich mit DocuWare realisieren. Zuhause in der Cloud Wie DocuWare Cloud ist auch der DocuWare Signature Service bei Microsoft Azure gehostet. Einzige technische Voraussetzung für die Nutzung ist eine Internetverbindung. Signieren per Handy Einfach gesagt, unterzeichnen Sie in DocuWare nur mit dem Smartphone. Der gesetzliche Rahmen dafür ist in der EU-Verordnung eIDAS festgehalten (Electronic Identification, Authentication and Trust Services). Einfach, fortgeschritten und qualifiziert Signaturen unterscheiden sich durch ihren Sicherheitslevel. Der getippte Name unter einer E-Mail ist ein Beispiel für eine einfache Signatur. Eine fortgeschrittene Signatur muss verschlüsselt werden, wobei ein Teil des Schlüssels nur dem Unterzeichner zugänglich ist. Bei einer qualifizierten Signatur wird zusätzlich die Identität des Unterzeichners mit einem Zertifikat geprüft, das bei einem Signaturdienstleister hinterlegt ist. VIDsigner Remote-Signatur Mit VIDsigner Remote können Sie Dokumente, die eine Unterschrift erfordern, an jeden mit einem PC, Tablet oder Smartphone senden, ohne Installation oder Vorkenntnisse. Um die Sicherheit zu gewährleisten, wird immer eine doppelte Validierung per E-Mail und OTP (One Time Password) zum Smartphone des Unterzeichners gesendet, mit der seine Identität sichergestellt wird. Wie funktioniert die Remote-Signatur? Der Remote-Signaturprozess in 3 einfachen Schritten: 1. Das Dokument wird generiert Der Aussteller generiert das Dokument und sendet es von seiner üblichen Software an den Unterzeichner. 2. E-Mail-Empfang Der Unterzeichner erhält eine E-Mail mit einem Link zu dem Dokument, damit er es überprüfen und akzeptieren kann. 3. SMS-Code und Unterschrift Um die Sicherheit zu gewährleisten, sendet der Dienst ein Einmalpasswort per SMS an Ihr Smartphone. Nach der Eingabe führt der Empfänger die Signatur durch, und schon sind Sie fertig.